Por, Miguel Angel Chaves Garcia, Equipo Osadía Jurídica.
Colombia es un país de leyes, más de 300 mil abogados litigantes a nivel nacional, muchos jueces y funcionarios que, si no son bien preparados para administrar justicia, aplican las normas de manera caprichosa y a su libre interpretación con lo cual son la primera talanquera para el acceso a la administración de justicia y en muchos casos sus argumentos son el fundamento de rechazo de las demandas, abusos que sin lugar a dudas se pretende erradicar con la entrada en vigencia del expediente digital y litigio en línea.
Con la promulgación del Código General del Proceso desde el año 2012, se estableció como Deberes y Responsabilidades de las Partes y sus Apoderados entre otros el consagrado en el numeral 14 del articulo 78 de la citada norma que el apoderado deberá:
“Enviar a las demás partes del proceso después de notificadas, cuando hubieren suministrado una dirección de correo electrónico o un medio equivalente para la transmisión de datos, un ejemplar de los memoriales presentados en el proceso. Se exceptúa la petición de medidas cautelares. Este deber se cumplirá a más tardar el día siguiente a la presentación del memorial. El incumplimiento de este deber no afecta la validez de la actuación, pero la parte afectada podrá solicitar al juez la imposición de una multa hasta por un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv) por cada infracción.”
Con la entrada en vigencia del litigio digital se debe aplicar con rigurosidad esta norma para culturizar a los litigantes, que en todas sus actuaciones se debe actuar bajo el principio de la lealtad para con la administración de justicia y obrar de buena fe.
Anterior a la entrada de vigencia del Decreto 806 de 2020, muchos funcionarios judiciales no le daban tramite a los memoriales que de manera digital recibían al buzón de correo electrónico del juzgado, se negaban a recibirlos y en muchos casos ni siquiera le daban curso a las solicitudes en clara denegación de justicia digital.
Este panorama ha cambiado sustancialmente para beneficio del proceso judicial, pues con la implementación de las TIC, el principal medio de comunicación entre las partes serán los canales digitales oficiales reportados por los abogados litigantes al tener la obligación de aportarlo en su registro digital del SIRNA y ser el canal oficial de comunicación y de identidad tanto para jueces y funcionarios judiciales en toda actuación digital, que muy seguramente seguirá hacia el futuro.
Uno de los beneficios del litigio digital o en línea será la desaparición de toneladas de papel que han sido utilizados por muchos años en la confección de los expedientes, que atiborran los estantes de muchos despachos judiciales con voluminosos expedientes que a la fecha no han sido resueltos con lo cual existe un trazo significativo en la administración del derecho fundamental de la justicia.
El litigio digital agiliza los procedimientos como se evidencia en la presentación de la demanda que se presenta en mensaje de datos que ya no requerirán de la firma digital definida por la Ley 527 de 1999, pues solo basta que el suscriptor se identifique con su nombre y documento de identificación en el mensaje de datos.
Para el Juez, la nueva forma de litigación le impone al funcionario público capacitarse constantemente para el manejo de la tecnología y de la aplicación de su idoneidad en la administración de justicia digital, con lo cual deberá dejar de ser aquel juez, al cual ni los usuarios, ni los abogados litigantes podían tener acceso para resolver inquietudes propias del desarrollo del proceso, si no que toda inquietud debía ser solicitada por escrito y decidida mediante el correspondiente auto, sometido a la contradicción y a la demora de las decisiones prontas que se deben tomar de manera ágil en el curso de un proceso digital judicial.
Los funcionarios que ejercen la labor secretarial de los juzgados deberán aplicar con igual rigurosidad sus deberes y dar estricto cumplimiento de los memoriales que mediante canales digitales reciba para ser incorporados al expediente digital que necesariamente se debe implementar a la mayor brevedad en cada despacho.
Efectivamente el articulo Artículo 109 de la codificación en cita indica que la:
“presentación y trámite de memoriales e incorporación de escritos y comunicaciones. El secretario hará constar la fecha y hora de presentación de los memoriales y comunicaciones que reciba y los agregará al expediente respectivo; los ingresará inmediatamente al despacho solo cuando el juez deba pronunciarse sobre ellos fuera de audiencia. Sin embargo, cuando se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término común, el secretario deberá esperar a que este transcurra en relación con todas las partes. Los memoriales podrán presentarse y las comunicaciones transmitirse por cualquier medio idóneo. Las autoridades judiciales llevarán un estricto control y relación de los mensajes recibidos que incluya la fecha y hora de recepción. También mantendrán el buzón del correo electrónico con disponibilidad suficiente para recibir los mensajes de datos. Los memoriales, incluidos los mensajes de datos, se entenderán presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término.
Es decir que la comunicación entre el abogado litigante y los despachos judiciales será exclusivamente el correo electrónico oficial, mediante el cual se enviará el documento digital y se transmitirá por cualquier medio idóneo al despacho judicial.
Lo anterior indica que los memoriales y demás comunicaciones se podrán presentar POR CUALQUIER MEDIO IDÓNEO - mensajes de datos- por correo electrónico o medios tecnológicos similares, serán incorporados al expediente cuando hayan sido enviados a la cuenta del juzgado desde una dirección electrónica suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso e inscrito por el sujeto procesal respectivo y que se presumen auténticos.
Los memoriales o demás documentos que sean remitidos como mensaje de datos, por correo electrónico o medios tecnológicos similares, serán incorporados al expediente cuando hayan sido enviados a la cuenta oficial del juzgado desde una dirección electrónica inscrita por el sujeto procesal respectivo.
En consecuencia y en ningún momento la ley ha puesto una barrera a los memoriales enviados digitalmente, ni se podrá exigir que estos se envíen de manera impresa, pues esta forma de comunicación desaparecerá en aplicación de la equivalencia funcional.
El manejo de la comunicación digital de mensajes de datos conformaran secuencialmente el expediente digital que será confeccionado conforme a las instrucciones, seguridad y metodología que debe implementar el Consejo Superior de la Judicatura y que, como deber de los funcionarios que ejerzan la labor secretarial de los Despachos tener estricto control sobre lo que llega, y de asegurarse que sigan llegando para la conformación del expediente digital y controlar rigurosamente cuando un memorial llegue por fuera del horario del Despacho para que se tenga como no recibido de manera oportuna, para seguridad jurídica a los términos de vencimiento en el trámite de recursos y actuaciones preclusivos.
Ya no podrá haber excusa del funcionario judicial para no dar curso a un memorial digital como mensaje de dato y documento equivalente y mucho menos que se niegue a recibir memoriales por cualquier medio digital, para darle curso a la actuación por parte del despacho, so pena de violación del debido proceso.
El uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones se aplicará en todas las actuaciones judiciales y en la comunicación de la gestión judicial y los diferentes trámites de los procesos judiciales, que contribuirá sin lugar a dudas a facilitar y agilizar el acceso a la administración de justicia, ampliar su cobertura como nueva forma de la formación del expediente digital y del litigio en línea en la resolución de las disputas judiciales de los usuarios de la administración de justicia.
Uno de los problemas que surge en el manejo de memoriales dirigidos por medios digitales, es cuando son enviarlos por fuera del horario del despacho, lo cual significa que el profesional del derecho no puede argüir su ignorancia en el manejo de temas electrónicos, pues su deber como profesional del derecho, es la de cumplir con los términos procesales y el de asegurarse en presentar los memoriales en tiempo, puesto que es una obligación de resultado y por ende no podrá alegar que no cuenta con las herramientas académicas o experiencia en asuntos técnicos como excusa de la extemporaneidad.
Solo por situaciones externas como lo es, el no funcionamiento técnico de los correos electrónicos, la plataformas o acceso al internet de los despachos judiciales, como única causal de no haberse recibido el documento en tiempo real de la salida del mensaje de datos del emisor y necesariamente el Despacho tendrá en cuenta la huella digital del envío para aceptar como receptor del mensaje que fue radicado en tiempo.
Todo esto, bajo la aplicación que quien alega un supuesto de hecho está obligado a probarlo, de manera qué si el abogado efectivamente envió el correo electrónico a la hora pertinente, estaba en el deber de probar que éste se quedó en su bandeja de salida, o que fue rechazado, etc., pero no basta con alegar que intentó enviar y que por razones que desconoce, nunca salió ese mensaje de datos pues ese hecho debe probarlo.
Es claro que la aparición de la pandemia COVID-19, importada por muchas personas que disfrutaban sus vacaciones en diferentes países, sorprendió a los Gobernantes del mundo y en nuestro caso a toda la sociedad cuando día a día se ha venido dispersado exponencialmente y como consecuencia trajo consigo la parálisis de la administración justicia y por ende el cierre de todas las sedes judiciales del país, hecho que aceleró la utilización de las Tecnologías de la Información y las Comunicación para la implementación del litigio el línea, que muchos funcionarios judiciales aún están renuentes en aceptar y pretenden una nueva parálisis de términos procesales en manifiesta contravía legal y detrimento al servicio publico de administración de justicia y perjuicios para usuarios y abogados litigantes.