¿ EXPEDIENTE HÍBRIDO ? EL NUEVO RETO DE LOS ABOGADOS




Por, Miguel Angel Chaves Garcia - Abogado Equipo Osadía Jurídica.


El ataque sorpresivo del virus importado del extranjero por muchas personas que regresaron al país de diferentes partes del mundo y que fue llamado Covid-19 por quienes inicialmente lo descubrieron en la ciudad de Wuhan (China) el 31 de diciembre de 2019, llevo al Gobierno Nacional en el marco de la declaratoria del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica a expedir el Decreto Legislativo 806 de 4 de junio de 2020.


En esta norma se tomaron medidas para implementar las tecnologías de la información y la comunicación, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención al usuario y garantizar el acceso a la administración de justicia que venía altamente retrasada y congestionada a nivel nacional.


Se introduce el deber de los sujetos procesales de realizar en los procesos judiciales las actuaciones, asistir a audiencias y diligencias, a través de medios tecnológicos.


La novedosa norma impuso a los abogados litigantes la obligación de actualizar sus datos de registro en el Sistema de Información del Registro Nacional de Abogados – SIRNA, herramienta tecnológica que brinda una serie de funciones y servicios a los usuarios de la Unidad de Registro Nacional de Abogados y Auxiliares de la Justicia del Consejo Superior de la Judicatura, que es la encargada de llevar la base de datos del registro, inscripción y expedición de las tarjetas profesionales del abogado, el registro de la expedición de duplicados de tarjetas profesionales y cambios de formato; realizar el estudio y dar aprobación o negación a las solicitudes de reconocimiento de prácticas jurídicas a los egresados del derecho para la obtención del título de abogado; remitir a las Altas Cortes las listas de estudiantes para que realicen sus prácticas académicas, dispuestas en los pensum de los programas de derecho de las Instituciones de Educación Superior; identificar a los Jueces de Paz y de Reconsideración, a través de la expedición de la credencial; resolver los recursos de apelación o queja de los Auxiliares de la Justicia; expedir las licencias temporales para el ejercicio del Derecho; llevar el registro de sanciones disciplinarias en el ejercicio de la profesión de abogado y penas accesorias; autorizar el funcionamiento de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho del país; elaborar y actualizar permanentemente las bases de datos que se registran y consolidan en esta Unidad, tales como el registro de abogados, la Gaceta del Foro, con el reporte de los abogados fallecidos, sancionados y el término de la sanción, entre otros y llevar el registro permanente de las Instituciones de Educación Superior que ofrecen el programa de derecho.”

Así mismo impuso la obligación de suministrar los canales digitales desde donde se originarán todas las actuaciones y recibirán las notificaciones judiciales, como método de identificación digital con carácter obligatorio y garantía seguridad y validez jurídica de la comunicación digital que debe transitar entre éstos para enviar por estos mismos canales digitales todos los memoriales o actuaciones que por medio digital se realicen con los demás sujetos procesales, simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial (art. 3 Decreto 806 del 2020), notificar las providencias personalmente conforme lo establece el artículo 8 y cuando no se haya aportado la dirección del correo electrónico por las partes al expediente, la respectiva providencia deberá notificarse por estado virtual en aplicación del artículo 9 del mencionado decreto.


La llegada de la pandemia al país llevo a la parálisis del derecho publico esencial de la administración de justicia y obligo al cierre de las sedes judiciales a nivel nacional desde el 16 de marzo de 2020 mediante las normas que para tal fin expidió el Consejo Superior de la Judicatura, casi después de más de dos meses, mediante el Acuerdo 11567 del 5 de junio de 2020, el Consejo Superior de la Judicatura dispuso el levantamiento de la suspensión de términos judiciales a partir del 1 de julio de 2020, y dispuso que desde el 17 de junio, los servidores judiciales podrían acudir a las diferentes sedes para realizar las tareas de planeación y organización del trabajo, sin atención al público, bajo las condiciones de bioseguridad que para el efecto se establecieron.


Así mismo dentro de las medidas de contingencia se dispuso que para garantizar la prestación del servicio judicial y así como la continuidad del trabajo de los servidores judiciales de manera preferente deberían trabajar desde sus casas, mediante el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las actuaciones judiciales y garantizar la atención a los litigantes y usuarios de la administración de justicia se harían por medios electrónicos, dada la necesidad de mantener la integridad y unicidad del expediente.


Este abrupto cambio de modalidad de trabajo ha traído muchos problemas de morosidad judicial ante el traslado de la carga de tener que utilizar en muchos casos y sin contar con la tecnología de computo, ni de un buen servicio de internet.


Es así como en aplicación del artículo 21 del citado Acuerdo, se seguirá privilegiando el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de preferencia institucionales, buscando optimizar los canales virtuales de acceso a la justicia digital, consulta y publicidad de la información y así en el artículo 24 estableció que las sesiones no presenciales de los órganos colegiados de la Rama Judicial se podrán realizar conforme lo dispone el artículo 12 del Decreto 491 de 2020.


Por último, en el artículo 28 del citado Acuerdo, consagró que “Los jueces y magistrados utilizarán preferencialmente los medios tecnológicos para todas las actuaciones, comunicaciones, notificaciones, audiencias y diligencias, y permitirán a las partes, abogados, terceros e intervinientes actuar en los procesos mediante los medios tecnológicos disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades presenciales innecesarias”.


Igualmente se indica que los memoriales y demás comunicaciones podrán ser enviados o recibidos, por el despacho, partes, apoderados e intervinientes, por correo u otro medio electrónico, con lo cual se hace expedita la comunicación.


Desaparece la obligación de hacer presentaciones o autenticaciones personales en aplicación dela confianza legitima que debe existir entre la administración de justicia y los usuarios de ella y con lo cual se agiliza la comunicación digital en el tráfico jurídico de mensajes de datos que deberán ser enviados “en formato PDF para todos los documentos escritos enviados o recibidos por medios electrónicos, usando algún mecanismo de firma para identificar al autor o emisor del documento e identificándolo con el número del radicado del proceso cuando corresponda. Sin perjuicio del tipo de soporte documental de las distintas piezas procesales, será necesario mantener la integridad y unicidad del expediente, para lo cual se hará uso de las herramientas institucionales de almacenamiento disponibles. Parágrafo 1. Antes del 1 de julio, El CENDOJ elaborará un protocolo estándar con las reglas, requerimientos, herramientas y responsabilidades para asegurar la descarga, almacenamiento, conformación, integridad, archivo, acceso, consulta y disponibilidad del expediente, teniendo en cuenta la diversidad de los tipos de soporte documental, en el marco de las políticas de gestión documental. Parágrafo 2. Los consejos seccionales de la judicatura en coordinación con las direcciones seccionales de administración judicial deben verificar y hacer seguimiento al protocolo de integridad de expedientes.”


Así las cosas, en aplicación de lo previsto en la normativa anteriormente referenciada, en el artículo 95 de la Ley 270 de 1996 -Estatutaria de la Administración de Justicia-, en el artículo 186 del CPACA y en el artículo 103 del Código General del Proceso, los juzgados del país quedaron habilitados para realizar la notificación electrónica a las partes, mediante el envío de mensaje de datos al buzón de correo electrónico suministrado en el proceso con copia de la respectiva providencia, con la advertencia que, las manifestaciones de los sujetos procesales deberán efectuarse a través del uso de las tecnologías de la información y la comunicación. Asimismo, los términos se deben computar conforme lo indica el inciso 3 del artículo 8 del Decreto Legislativo 806 de 2020.


Conforme la legislación indicada aplicable al litigio virtual, de debe aplicar la transición del expediente físico al expediente digital siendo obligación del operador judicial que cuando esté adelantando un proceso mediante expediente físico, este se clausurará, se dejará constancia del último folio en papel y se elaborará el índice, cuya tarea debe hacerla la secretaria del Despacho y dejar la constancia respectiva del cierre del expediente físico.


A partir de ahí se continuará toda actuación procesal por medio virtual, en el cual constarán todas las actuaciones procesales subsiguientes y se empezara a estructurar EL EXPEDIENTE HIBRIDO, cuya parte física reposará en la secretaria del juzgado y las partes procesales podrán acceder a los archivos de la actuación de manera virtual a través del canal informático que sea informado por el operador judicial oportunamente, cuya tarea es urgente se termine de implementar por parte de la Entidad que administra la justicia para que se restablezca el derecho esencial de la administración de justicia, pues la mora judicial, hoy después de 103 días de parálisis no se ve una significativa reactivación del servicio de justicia en el país cuasi paralizada y claramente esta crisis debe cesar prontamente con voluntad conjunta.

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