LECCIONES BÁSICAS SOBRE EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO


por, Lord Jurídico - Invitado estrella.


El atraso en el sistema de administración de justicia ha conllevado a la resignación tanto de usuarios, como de abogados litigantes de haber tenido que sobrellevar la carga cotidiana del ritmo de quienes a la fecha han manejado este servicio público esencial.


Pero con la parálisis del cierre intempestivo de las diferentes sedes judiciales a nivel nacional, le ha tocado al Consejo Superior de la Judicatura, meterle el acelerador para poner al servicio la utilización de medios digitales y cumplir en parte con lo consagrado en el la ley 1437 de 2011, (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) la cual comenzó a regir el 2 de julio de 2012, estableció en el parágrafo del artículo 186 que “La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adoptará las medidas necesarias para que en un plazo no mayor de cinco (5) años, contados a partir de la vigencia del presente Código, sea implementado con todas las condiciones técnicas necesarias el expediente judicial electrónico”.


De igual forma dar cumplimiento a lo que trajo el Código General del Proceso – Ley 1564 del 12 de julio de 2012, es decir 8 años atrás cuando dicha norma señaló que “En todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar su cobertura. Las actuaciones judiciales se podrán realizar a través de mensajes de datos. La autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan generar, archivar y comunicar mensajes de datos.


Así mismo indica, que, en las actuaciones judiciales, en cuanto sean compatibles se aplicará lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, del 18 de agosto 18 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.


La obligación legal de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, es la encargada de adoptar todas las medidas necesarias para diseñar la digitalización de las actuaciones judiciales en condiciones técnicas necesarias para generar, archivar y comunicar mensajes de datos que permitan formar, gestionar expedientes digitales y el litigio en línea.



El plan dispondrá el uso obligatorio de dichas tecnologías de manera gradual, por despachos judiciales o zonas geográficas del país, de acuerdo con la disponibilidad de condiciones técnicas para ello, problema estructural que deberá ser resuelto prontamente por el Estado.


La regulación electrónica del litigio digital indica que se presumen auténticos los memoriales y demás comunicaciones cruzadas entre las autoridades judiciales y las partes o sus abogados, cuando sean originadas desde el correo electrónico suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso, en aplicación del principio de equivalencia funcional del documento, que se aplicará a las demandas que se presentarán en forma de mensaje de datos en aplicación de lo consagrado en el Decreto 806 de 2020.


La legislación colombiana consagra el principio de la equivalencia funcional entre los documentos escritos y los documentos electrónicos, en el artículo 5º de la LCCE, a cuyo tenor literal se expresa que:


“No se negará efecto jurídico, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos”, entendiendo por mensaje de datos “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”.


El principio de la equivalencia funcional se ha expandido por todos los sectores negociales permitido por la ley, actualmente es el principio más importante y desarrollado por todas las legislaciones que regulan el comercio electrónico, lo cual da confiabilidad y seguridad de la información en el tráfico digital.


El litigio digital como herramienta de eficiencia de la administración de justicia, se debe desarrollar bajo el principio de la lealtad para con la administración de justicia de todas las personas que en el proceso judicial de la resolución de los pleitos deben intervenir en el trámite de duración del proceso digital.


El uso de correo electrónico, dirección electrónica, sitios web – app, redes sociales, medios magnéticos o medios electrónicos, se entenderá que también podrán utilizarse otros sistemas de envío, trasmisión, acceso y almacenamiento de mensajes de datos siempre que garanticen la autenticidad e integridad del intercambio o acceso de información, como herramientas de fácil comunicación entre las partes a las cuales debe acudir el operador de la justicia.


El uso de este tipo de herramientas trae consigo que la administración de justicia sea más eficiente y exista celeridad de las actuaciones, como por ejemplo en los siguientes casos:


El artículo 42 de Ley 1564 del 12 de julio de 2012, impone como deber del juez la utilización del “Plan de Justicia Digital”, lo que significa la utilización de las uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones como herramientas que debe utilizar para comunicar por ejemplo cuando se decrete medida cautelar que implique el envío de despacho comisorio, sea enviado digitalmente por parte del despacho al comisionado junto con la providencia que confiere la comisión sin necesidad de librar despacho comisorio y se le dará acceso a la totalidad del expediente “ necesariamente digital.


Así mismo aplicable para comunicar directamente las medidas cautelares, pago de depósitos judiciales y multiplicidad de economía en tiempo y tramites tanto para abogados como para la eficiencia de la administración de justicia.



Lamentablemente solo después de haber trascurrido más de ocho años de la promulgación de la implementación de la modernización digital de administración de justicia, hasta ahora se pretende implementar expediente electrónico y el plan de justicia digital que muy seguramente redundará en una pronta y cumplida administración de justicia, para beneficio de los usuarios y de los abogados litigantes.


La reglamentación del expediente electrónico surge de la regulación contenida en el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, que en su Artículo 2.8.2.7.1. que indica que “Es responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos”.


Igualmente, señala en su “Parágrafo 1°. “Corresponderá al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, reglamentar los elementos esenciales de los documentos electrónicos”.


Indica en su Artículo 2.8.2.7.12. Del expediente electrónico. “El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías Información y las Comunicaciones, establecerá lineamientos generales que deben regular el electrónico como unidad mínima del archivo electrónico documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad con lo establecido en Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el Código Único General del Proceso.”


El expediente electrónico se define como el conjunto de documentos electrónicos de archivo correspondientes a un mismo trámite o procedimiento, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.


El conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento judicial, son acumulados por una persona, dependencia o unidad, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva de la actuación judicial.


La finalidad del expediente digital es la esencia de las actuaciones de la administración de justicia, que reúne de manera orgánica los documentos que se producen o reciben en desarrollo de proceso o actuación judicial y se guardan digitalmente como documentos equivalentes de manera natural reflejando el orden en que dicho trámite es ejecutado secuencialmente, como base de la organización archivística sobre la cual se establecen las series y subseries documentales que conforman un archivo digital.


“El expediente electrónico se compone de:


1.- Documentos electrónicos de archivo.


Las características de los documentos electrónicos son: La autenticidad, la integridad, la disponibilidad y fiabilidad, así como sus etapas de gestión.


2.- Foliado electrónico.


Debe permitir un foliado automático de los documentos electrónicos que conforman el expediente, identificando la página de inicio y de la página final cuando se trate de documentos electrónicos o documentos digitalizados.


Para el caso de mensajes de datos que no están conformados por hojas o páginas, tales como audio, vídeo, imágenes, registros en bases de datos, etc. deben foliarse como “1 FOLIO”. Y así deben registrarse en el índice del expediente, para ello deberá cumplir los siguientes requisitos:


1. Identificación consecutiva del documento dentro del expediente acorde con el tipo de ordenación que se elija.

2. Identificación inequívoca del documento.

3. Metadato(s) que asocie el documento al expediente.

4. Metadato(s) que identifique que el documento es Original o Copia.


3. - Índice electrónico


Debe contener la identificación de los documentos electrónicos que componen el expediente, debidamente ordenados en orden cronológico, para reflejar la disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación de este.


Equivale a la relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico, debidamente ordenada y deberá:


a) Permitir la identificación de la totalidad de los documentos que conforman un expediente.

b) Permitir la identificación de la secuencia de los documentos y el orden dentro del expediente electrónico.

c) Garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir la

recuperación de sus documentos y metadatos.

d) Garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos

que conforman el índice electrónico.


Debe contener:


Índice Contenido: Cabecera, Código que identifica al índice de forma única e inequívoca y lo relaciona con el expediente al que pertenece el documento.

Fecha Índice Contenido: Cabecera, Es la fecha en la que el índice se conforma.

Documento Foliado: Es el código único del documento dentro del

expediente.

Nombre Documento: Es el nombre del documento que podrá ser

conformado por un valor alfanumérico normalizado sin tildes ni

caracteres especiales.

Tipología Documental: Corresponde a la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta.

Fecha Creación Documento / Fecha de declaración de documento de archivo: Es la fecha en la que el documento se declara

como documento de archivo. Este metadato debe ser capturado de

forma automática cuando el documento es electrónico y se produzca alguna acción que lo reconozca como documento de archivo, por ejemplo: una firma o una estampa cronológica y de forma manual cuando el sistema no pueda reconocer el metadato de forma automática como por ejemplo un documento digitalizado que dentro de su contenido incorpore la fecha que lo declara documento de archivo.

Para los documentos con anexos: como por ejemplo una comunicación oficial y sus anexos, el metadato “Fecha Creación Documento” de cada uno de los anexos será heredado del documento padre (documento principal), para el caso del ejemplo corresponderá a la fecha de la comunicación oficial.

• Esta fecha es la que se tomará como referencia para la organización de los documentos que hacen parte del expediente dentro del índice electrónico.

Fecha Incorporación Expediente: es la fecha en la que el documento comienza a ser parte del expediente.

Valor Huella: Es el código generado por el resultado del cálculo del

algoritmo de la función resumen, para garantizar que el documento no va a ser modificado una vez se conforma el expediente.

Función Resumen: Es el identificador de la función que se utilizó para calcular el valor de la huella.

Orden Documento Expediente: Es el valor consecutivo del orden del documento dentro del expediente a medida que se va conformando. El valor del consecutivo debe ser coherente con la fecha de incorporación al expediente.

Página Inicio: Es la página en la que inicia el documento dentro del orden establecido en el expediente, y deberá ser consecutivo para el total de páginas de todos los documentos que conforman el expediente.


Ej.: Documento 1=30 páginas de la 1 a la 30, Documento 2=20 páginas de la 31 a la 50.

Página Fin: Última página del documento.

• Nota: Cuando un documento electrónico corresponde a un documento en el que no se puede identificar el número de páginas ejemplo (audio, video, imagen, etc.) se contara dicho documento como un solo objeto en el metadato “Pagina_Inicio”:1, “Pagina_Fin”:1.

Formato: Es el formato contenedor del documento electrónico. Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Su objetivo es lograr la normalización y perdurabilidad para asegurar la independencia de los datos de sus soportes. (ej.: PDF, PDF/A, JPEG, etc.)

Tamaño: Es el tamaño del documento en bytes, megabytes o gigabytes.

Origen: Los documentos nativos electrónicos han sido elaborados

desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida, los documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos. Los criterios de selección de este campo son:


• Electrónico

• Digitalizado


Expediente Foliado: Es el conjunto de datos que se heredan del expediente para relacionar al expediente con el índice.


4. - Firma del Índice Electrónico


El índice electrónico se deberá generar y firmar cada vez que se asocie un documento electrónico al expediente. Se deberá firmar al cierre del expediente, sin perjuicio de los estándares y seguridad de la información que deberán adoptar las autoridades respecto de los folios y expedientes

5.- Metadatos o información virtual contenida en ellos.


Tanto los documentos electrónicos de archivo como sus expedientes

necesitan la asignación de metadatos mínimos obligatorios para asegurar su gestión durante todo su ciclo de vida, por lo tanto, en el anexo 6 de la Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos se presenta la estructura mínima de metadatos que deben contener tanto los expedientes como los documentos que los conforman.


6.- Relación Expediente Híbrido

Se debe tener en cuenta que la foliación del expediente físico es independiente a la foliación del expediente electrónico.


Si un documento físico o análogo es digitalizado este deberá ser incorporado al expediente electrónico correspondiente y se debe reflejar en el índice electrónico, indicando la fecha en el que el documento es declarado como documento de archivo. Esta fecha es la que se tomará como referencia para la organización de los documentos que hacen parte del expediente dentro del índice electrónico.


Para los documentos digitalizados y que son incorporados al expediente electrónico se deberá añadir un metadato denominado “Origen”.”


El reto de los funcionarios judiciales, de los abogados litigantes y de los usuarios de la administración de justicia es la del trabajo conjunto, de comunicación digital permanente para que podamos entrar en la era del expediente digital y el litigio en línea como una herramienta más para buscar en parte, un avance significativo en la modernización de la administración de justicia, que redunde como parte sincrónica, de la solución al lento y paquidérmico sistema de justicia, que nos aqueja como un problema de inequidad social.


La implementación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en el derecho esencial de la administración de justicia, constituye sin lugar a dudas en la principal herramienta a la cual debemos adaptarnos prontamente en el nuevo aprendizaje del litigio en línea en nuestro trabajo cotidiano del ejercicio profesional como abogados litigantes y de todos los abogados que ejercen como auxiliares de la justicia.


La invitación que hago para todos los colegas y usuarios de la Administración de Justicia es la de capacitarnos prontamente en todo sobre las tecnologías de la información y las comunicaciones.


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